Comment respecter le RGPD lorsque l'on veut partager des fichiers clients ?
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Article rédigé le 31/07/2023
Résumé : Sous réserve de respecter certaines obligations notamment de consentement, d’information et de respect des droits des personnes, il est possible de partager des fichiers de clients « actifs » depuis moins de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale !
Cette question a été au cœur des discussions lors de la liquidation de la société Camaïeu en fin d’année 2022. Pour éviter toute difficulté, le commissaire-priseur a retiré de la mise aux enchères le fichier clients, qui représentait environ 4 millions de personnes.
Pourtant, comme le rappelle la CNIL sur son site Internet (https://www.cnil.fr/fr/vente-de-fichiers-clients-la-cnil-rappelle-les-regles), il est possible de partager un fichier clients dans les conditions suivantes :
- Le fichier ne doit contenir que des clients « actifs » depuis moins de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (par exemple, à compter d'un achat, de la date d'expiration d'une garantie, du terme d'un contrat de prestations de services ou du dernier contact émanant du client) et qui ont consenti ou ne se sont pas opposés à la communication de leurs données à des fins de prospection commerciale (principe de « l’Opt-in).
La Cnil relève que, si des données clients sont conservées à des fins administratives (comptabilité, contentieux, etc.), celles-ci ne devront pas être transmises dans le cadre de ce partage de fichier clients.
- L’acquéreur du fichier doit respecter les obligations suivantes :
- Obligation d’information : les clients doivent être informés sur l’identité du vendeur du fichier le plus tôt possible et au plus tard dans le mois qui suit la vente du fichier ;
- Obligation de consentement : si le vendeur n’avait pas, préalablement, recueilli le consentement du client, l’acquéreur doit recueillir son consentement
- Exercice de leurs droits par les clients : l’acquéreur doit permettre aux clients d’exercer leur droit et notamment de s’opposer à la prospection commerciale par l’acquéreur du fichier clients.
En conclusion, il y a lieu d’attirer l’attention des entreprises sur le fait que, si le souhait de vendre aux enchères les fichiers clients de l’enseigne Camaïeu a attiré l’attention du grand public, cette même question se pose très régulièrement pour toute reprise d’activité !
Sources
- « Vente de fichiers clients : la CNIL rappelle les règles », 05 décembre 2022, https://www.cnil.fr/fr/vente-de-fichiers-clients-la-cnil-rappelle-les-regles;
- « Rappel par la CNIL des règles applicables en matière de partage de fichier client en pleine affaire Camaïeu », Marianne Long, avocat IT Data protection, Léa Paravano, avocat IT Data protection, Jean-Luc Sauron, conseiller d’État, directeur du DU RGPD DPO à l’université Paris Dauphine, Jackeline Patricia Céspedes Arteaga, avocate à la cour d’appel de Paris, enseignante à l’université Paris Panthéon-Sorbonne,. La protection des données à caractère personnel, Rétrospective de l’année 2022, JCP / La Semaine Juridique – Édition Administrations et Collectivités Territoriales N° 14. 11 AVRIL 2023 – Ed. LEXISNEXIS SA
- « Le fichier clients de Camaïeu ne sera pas vendu aux enchères », Juliette Garnier, Ed. Le Monde (Site Web : https://www.lemonde.fr/economie/article/2022/12/05/le-fichier-clients-de-camaieu-ne-sera-pas-vendu-aux-encheres_6153043_3234.html)
- « Camaïeu renonce à vendre son fichier client, qui comporte 4 millions de noms, aux enchères », Alix Coutures, Ed. Challenges (site web : https://www.challenges.fr/economie/camaieu-renonce-a-vendre-son-fichier-client-qui-comporte-4-millions-de-noms-aux-encheres_837976)
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